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Datenschutzinformation des Kuratorium KölnMusik e.V.

Wir nehmen den Datenschutz ernst und informieren Sie hiermit, wie wir Ihre Daten verarbeiten und welche Ansprüche und Rechte Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen der DSGVO zustehen.

1. Für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle und Kontaktdaten

verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts:
Kuratorium KölnMusik e.V.
c./o. KölnMusik Betriebs- und Service GmbH
Bischofsgartenstr. 1
50667 Köln,
Tel.: 0221/ 20 40 8 225
E-Mail: etemadi@koelnmusik.de

2. Zwecke und Rechtsgrundlage, auf der wir Ihre Daten verarbeiten

Wir verarbeiten im Rahmen unserer satzungsmäßigen gemeinnützigen Zwecke personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie anderen anwendbaren Datenschutzvorschriften (Details im Folgenden). Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den jeweils vereinbarten Tätigkeiten. Weitere Einzelheiten oder Ergänzungen zu den Zwecken der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen, Formularen, einer Einwilligungserklärung und/oder anderen Ihnen bereitgestellten Informationen entnehmen. Darüber hinaus kann diese Datenschutzinformation von Zeit zu Zeit aktualisiert werden, wie Sie der Webseite www.koelner-philharmonie.de/kuratorium/datenschutz entnehmen können.

2.1 Zwecke zur Erfüllung eines Vertrages oder von vorvertraglichen Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 b DSG-VO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Durchführung der Vereinsmitgliedschaft (insbesondere bei der Einnahme, Verwaltung und Ausgabe von Spenden), der Verträge mit Ihnen und der Ausführung Ihrer Aufträge (z.B. Vertragsschlüsse mit geförderten Künstlern) sowie zur Durchführung von Maßnahmen und Tätigkeiten im Rahmen vorvertraglicher Beziehungen, z.B. mit Interessenten. Dazu gehören im Wesentlichen: die vertragsbezogene Kommunikationen, die entsprechende Abrechnung und damit verbundene Zahlungstransaktionen, die Nachweisbarkeit von Aufträgen und sonstigen Vereinbarungen sowie die Qualitätskontrolle durch entsprechende Dokumentation, Kulanzverfahren, Maßnahmen zur Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen sowie zur Erfüllung der allgemeinen Sorgfaltspflichten, Kostenerfassung und Controlling, Berichtswesen, interne und externe Kommunikation, Notfall-Management, Abrechnung und steuerliche Bewertung, Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und die Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten; Gewährleistung der IT-Sicherheit und der allgemeinen Sicherheit, Sicherstellung und Wahrnehmung des Hausrechts (z. B. durch Zutrittskontrollen); Gewährleistung der Integrität, Authentizität und Verfügbarkeit der Daten, Verhinderung und Aufklärung von Straftaten sowie die Kontrolle durch Aufsichtsgremien oder Kontrollinstanzen (z. B. Revision).

2.2 Zwecke im Rahmen eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

Über die eigentliche Erfüllung des Vertrages bzw. Vorvertrags hinaus verarbeiten wir Ihre Daten gegebenenfalls, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren, insbesondere für Zwecke:

  • Über die eigentliche Erfüllung des Vertrages bzw. Vorvertrags hinaus verarbeiten wir Ihre Daten gegebenenfalls, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren, insbesondere für Zwecke:
  • der Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse
  • der Weiterentwicklung von Dienstleistungen sowie bestehenden Systemen und Prozessen;
  • der Anreicherung unserer Daten, u. a. durch Nutzung oder der Recherche öffentlich zugänglicher Daten
  • der Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, die nicht unmittelbar dem Vertragsverhältnis zuzuordnen sind
  • der eingeschränkten Speicherung der Daten, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist
  • der Verhinderung und Aufklärung von Straftaten, soweit nicht ausschließlich zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben
  • der Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. durch Zutrittskontrollen), soweit über die allgemeinen Sorgfaltspflichten hinausgehend
  • interner und externer Untersuchungen sowie Sicherheitsüberprüfungen
  • des Erhalts und der Aufrechterhaltung von Zertifizierungen privatrechtlicher oder behördlicher Natur
  • der Sicherstellung und Wahrnehmung des Hausrechts durch entsprechende Maßnahmen sowie zur Sicherung von Beweismitteln bei Straftaten und deren Verhinderung

2.3 Zwecke im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse für Marketingzwecke) kann auch aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgen. In der Regel können Sie diese jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Über die Zwecke und über die Konsequenzen eines Widerrufs oder der Nichterteilung einer Einwilligung werden Sie gesondert im entsprechenden Text der Einwilligung informiert.

Grundsätzlich gilt, dass der Widerruf einer Einwilligung erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmäßig.

2.4 Zwecke zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)

Wie alle Rechtssubjekte unterliegen auch wir einer Vielzahl von rechtlichen Verpflichtungen. Primär sind dies gesetzliche Anforderungen (z. B. Handels- und Steuergesetze), aber auch ggf. aufsichtsrechtliche oder andere behördliche Vorgaben. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören ggf. die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Archivierung von Daten zu Zwecken des Datenschutzes und der Datensicherheit sowie der Prüfung durch Steuer- und andere Behörden. Darüber hinaus kann die Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.

3. Die von uns verarbeiteten Datenkategorien, soweit wir Daten nicht unmittelbar von Ihnen erhalten, und deren Herkunft

Soweit dies für die Erbringung unserer Geschäftstätigkeit erforderlich ist, verarbeiten wir von anderen Unternehmen oder sonstigen Dritten zulässigerweise erhaltene personenbezogene Daten. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen, Presse, Internet und andere Medien) zulässigerweise entnommen, erhalten oder erworben haben und verarbeiten dürfen.

Relevante personenbezogene Datenkategorien können insbesondere sein:

  • Personendaten (Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Beruf/Branche und vergleichbare Daten)
  • Kontaktdaten (Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und vergleichbare Daten)
  • Zahlungs-/Deckungsbestätigung bei Bank- und Kreditkarten
  • Mitgliederhistorie

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern Ihrer Daten

Innerhalb des Kuratorium KölnMusik e.V. erhalten diejenigen internen Stellen bzw. Organisationseinheiten Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder im Rahmen der Bearbeitung und Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen. Eine Weitergabe Ihrer Daten an externe Stellen erfolgt ausschließlich

  • im Zusammenhang mit der Vertragsabwicklung
  • zu Zwecken der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, nach denen wir zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet sind oder die Datenweitergabe im öffentlichen Interesse liegt (vgl. Ziffer 2.4)
  • soweit externe Dienstleistungs-unternehmen Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter oder Funktionsübernehmer ver-arbeiten (insbesondere die KölnMusik Betriebs- und Ser-vice GmbH, die als Hilfsperson des Vereins im Rahmen seiner satzungsmäßigen gemeinnützi-gen Zwecke operative Leistun-gen für das Kuratorium KölnMu-sik erbringt), aber z. B. eventuell auch Ticket-Dienstleister, Re-chenzentren, Unterstützung/ Wartung von EDV-/IT-Anwendungen, Datenvernich-tung, Lettershops, Medientech-nik, Abrechnung, Telefonie, Webseitenmanagement, Wirt-schaftsprüfungsdienstleistung, Kreditinstitute, Druckereien, Ku-rierdienste, Logistik;
  • aufgrund unseres berechtigten Interesses oder des berechtig-ten Interesses des Dritten für im Rahmen der unter Ziffer 2.2 ge-nannten Zwecke (z. B. an Be-hörden, Inkasso, Rechtsanwäl-te, Gerichte, Gutachter, Gremi-en und Kontrollinstanzen);
  • wenn Sie uns eine Einwilligung zur Übermittlung an Dritte gegeben haben.
  • Als Besucher einer Veranstaltung stimmen Sie eventuell auch Ihre Person betreffenden Bildaufnah-men zu, die im Auftrag der Veran-stalter gelegentlich zur Veröffentli-chung des Bühnenereignisses durchgeführt werden, insbesonde-re der Sendung im Fernsehen o-der der Zugänglichmachung im In-ternet (Streaming).

Wir werden Ihre Daten darüber hinaus nicht an Dritte weitergeben. Soweit wir Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung beauftragen, unterliegen Ihre Daten dort den gleichen Sicherheitsstandards wie bei uns. In den übrigen Fällen dürfen die Empfänger die Daten nur für die Zwecke nutzen, für die sie ihnen übermittelt wurden.

5. Dauer der Speicherung Ihrer Daten

Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten für die Dauer der Geschäftsbeziehung bzw. der Vereinsmitgliedschaft. Das schließt auch die Anbahnung eines Vertrages (vorvertragliches Rechtsverhältnis) und die Abwicklung eines Vertrages mit ein.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (auch zum Nachweis über Erhalt und Verwendung erhaltener Spenden und Beiträge), die sich u. a. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO), ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zehn Jahre über das Ende der Geschäftsbeziehung bzw. des vorvertraglichen Rechtsverhältnisses hinaus.

Ferner können spezielle gesetzliche Vorschriften eine längere Aufbewahrungsdauer erfordern, wie z.B. die Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist zwar drei Jahre; es können aber auch Verjährungsfristen von bis zu 30 Jahren anwendbar sein.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten und Rechte nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren - befristete - Weiterverarbeitung ist zur Erfüllung der unter Ziffer 2.2 aufgeführten Zwecke aus einem überwiegenden berechtigten Interesse erforderlich. Ein solches Interesse liegt z.B. auch dann vor, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist und eine Verarbeitung zu anderen Zwecken durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ausgeschlossen ist.

6. Verarbeitung Ihrer Daten in einem Drittland oder durch eine internationale Organisation

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) (sogenannte Drittländer) erfolgt dann, wenn es zur Ausführung eines Auftrages/Vertrags von bzw. mit Ihnen erforderlich sein sollte, es gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten), es im Rahmen eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten liegt oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.

Dabei kann die Verarbeitung Ihrer Daten in einem Drittland auch im Zusammenhang mit der Einschaltung von Dienstleistern im Rahmen der Auftragsverarbeitung erfolgen. Soweit für das betreffende Land kein Beschluss der EU-Kommission über ein dort vorliegendes angemessenes Datenschutzniveau vorliegen sollte, gewährleisten wir nach den EU-Datenschutzvorgaben durch entsprechende Verträge, dass Ihre Rechte und Freiheiten angemessen geschützt und garantiert werden.

7. Ihre Datenschutzrechte Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie uns gegenüber Ihre Da-tenschutzrechte geltend machen

  • So haben Sie das Recht, von uns Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten nach den Regeln von Art. 15 DSG-VO (ggf. mit Einschränkungen nach § 34 BDSG) zu erhalten.
  • Auf Ihren Antrag hin werden wir die über Sie gespeicherten Da-ten nach Art. 16 DSGVO be-richtigen, wenn diese unzutref-fend oder fehlerhaft sind.
  • Wenn Sie es wünschen, werden wir Ihre Daten nach den Grund-sätzen von Art. 17 DSGVO lö-schen, sofern andere gesetzli-che Regelungen (z.B. gesetzli-che Aufbewahrungspflichten oder die Einschränkungen nach § 35 BDSG) oder ein überwie-gendes Interesse unsererseits (z. B. zur Verteidigung unserer Rechte und Ansprüche) dem nicht entgegenstehen.
  • Unter Berücksichtigung der Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO können Sie von uns verlangen, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken.
  • Ferner können Sie gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch nach Art. 21 DSGVO einlegen, aufgrund dessen wir die Verarbeitung Ihrer Daten beenden müssen. Dieses Widerspruchsrecht gilt allerdings nur bei Vorliegen ganz besonderer Umstände Ihrer persönlichen Situation, wobei Rechte unseres Hau-ses Ihrem Widerspruchsrecht ggf. entgegenstehen können.
  • Auch haben Sie das Recht, Ihre Daten unter den Voraussetzun-gen von Art. 20 DSGVO in ei-nem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder sie einem Dritten zu übermitteln.
  • Ferner haben Sie das Recht, ei-ne erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezoge-ner Daten jederzeit uns gegen-über mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (vgl. Ziffer 2.3).
  • Ferner steht Ihnen ein Be-schwerderecht bei einer Da-tenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).

Ihre Anträge über die Ausübung Ihrer Rechte sollten nach Möglichkeit schriftlich oder per E-Mail an die oben unter Zf. 1 angegebene Anschrift adressiert werden.

8. Umfang Ihrer Pflichten, uns Ihre Daten bereitzustellen

Sie brauchen nur diejenigen Daten be-reitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbezie-hung bzw. das Mitgliedschaftsverhält-nis oder für ein vorvertragliches Ver-hältnis erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag zu schließen oder auszufüh-ren. Dies kann sich auch auf später im Rahmen der Geschäftsbeziehung er-forderliche Daten beziehen. Sofern wir darüber hinaus Daten von Ihnen erbit-ten, werden Sie auf die Freiwilligkeit der Angaben gesondert hingewiesen.

9. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung im Einzelfall (einschließlich Profiling)

Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Artikel 22 DSGVO ein. Sofern wir ein solches Verfahren zukünftig in Einzelfällen doch einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Unter Umständen verarbeiten wir Ihre Daten teilweise mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Um Sie im Rahmen unserer satzungsmäßigen gemeinnützigen Zwecke über Ziele oder geförderte Projekte des Kuratorium KölnMusik e.V. informieren und beraten zu können, setzen wir ggf. Auswertungsinstrumente ein. Diese ermöglichen eine bedarfsgerechte Kommunikation mit Ihnen.

Nicht verarbeitet werden hierbei Angaben zur Staatsangehörigkeit sowie besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO.

Information über ihr Widerspruchsrecht Art. 21 DSGVO

1.    Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) oder Art. 6 Abs. 1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

2.    Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch, um Direktwerbung für die Ziele oder geförderte Projekte des Kuratorium KölnMusik e.V. zu betreiben. Sofern Sie keine Werbung erhalten möchten, haben Sie jederzeit das Recht, Widerspruch dagegen einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Diesen Widerspruch werden wir für die Zukunft beachten.

Ihre Daten werden wir nicht mehr für Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, wenn Sie der Verarbeitung für diese Zwecke widersprechen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an

Kuratorium KölnMusik e.V.,
c/o KölnMusik 
Betriebs- und Service GmbH, 
Bischofsgartenstr. 1,
   50667 Köln, 
Tel.: 0221/ 20 40 8 225
E-Mail: etemadi@koelnmusik.de

Unsere Datenschutzerklärung sowie die Information zum Datenschutz über unsere Datenverarbeitung nach Artikel (Art.) 13, 14 und 21 DSGVO kann sich von Zeit zu Zeit ändern. Alle Änderungen werden wir auf der Homepage www.koelner-philharmonie.de/kuratorium/datenschutz veröffentlichen. Ältere Versionen stellen wir Ihnen zur Einsicht in einem Archiv bereit.

Stand der Datenschutzinformation:

10.08.2018