Datenschutzinformation des Kuratorium KölnMusik e.V.

Wir nehmen den Datenschutz ernst und informieren Sie hiermit, wie wir Ihre Daten verarbeiten und welche Ansprüche und Rechte Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen der DSGVO zustehen.

1. Für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle und Kontaktdaten

verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts:
Kuratorium KölnMusik e.V.
c./o. KölnMusik Betriebs- und Service GmbH
Bischofsgartenstr. 1
50667 Köln,
Tel.: 0221/ 20 40 8 225
E-Mail: etemadi@koelnmusik.de

2. Zwecke und Rechtsgrundlage, auf der wir Ihre Daten verarbeiten

Wir verarbeiten im Rahmen unserer satzungsmäßigen gemeinnützigen Zwecke personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie anderen anwendbaren Datenschutzvorschriften (Details im Folgenden). Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den jeweils vereinbarten Tätigkeiten. Weitere Einzelheiten oder Ergänzungen zu den Zwecken der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen, Formularen, einer Einwilligungserklärung und/oder anderen Ihnen bereitgestellten Informationen entnehmen. Darüber hinaus kann diese Datenschutzinformation von Zeit zu Zeit aktualisiert werden, wie Sie der Webseite www.koelner-philharmonie.de/kuratorium/datenschutz entnehmen können.

2.1 Zwecke zur Erfüllung eines Vertrages oder von vorvertraglichen Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 b DSG-VO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Durchführung der Vereinsmitgliedschaft (insbesondere bei der Einnahme, Verwaltung und Ausgabe von Spenden), der Verträge mit Ihnen und der Ausführung Ihrer Aufträge (z.B. Vertragsschlüsse mit geförderten Künstlern) sowie zur Durchführung von Maßnahmen und Tätigkeiten im Rahmen vorvertraglicher Beziehungen, z.B. mit Interessenten. Dazu gehören im Wesentlichen: die vertragsbezogene Kommunikationen, die entsprechende Abrechnung und damit verbundene Zahlungstransaktionen, die Nachweisbarkeit von Aufträgen und sonstigen Vereinbarungen sowie die Qualitätskontrolle durch entsprechende Dokumentation, Kulanzverfahren, Maßnahmen zur Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen sowie zur Erfüllung der allgemeinen Sorgfaltspflichten, Kostenerfassung und Controlling, Berichtswesen, interne und externe Kommunikation, Notfall-Management, Abrechnung und steuerliche Bewertung, Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und die Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten; Gewährleistung der IT-Sicherheit und der allgemeinen Sicherheit, Sicherstellung und Wahrnehmung des Hausrechts (z. B. durch Zutrittskontrollen); Gewährleistung der Integrität, Authentizität und Verfügbarkeit der Daten, Verhinderung und Aufklärung von Straftaten sowie die Kontrolle durch Aufsichtsgremien oder Kontrollinstanzen (z. B. Revision).

2.2 Zwecke im Rahmen eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

Über die eigentliche Erfüllung des Vertrages bzw. Vorvertrags hinaus verarbeiten wir Ihre Daten gegebenenfalls, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren, insbesondere für Zwecke:

  • Über die eigentliche Erfüllung des Vertrages bzw. Vorvertrags hinaus verarbeiten wir Ihre Daten gegebenenfalls, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren, insbesondere für Zwecke:
  • der Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse
  • der Weiterentwicklung von Dienstleistungen sowie bestehenden Systemen und Prozessen;
  • der Anreicherung unserer Daten, u. a. durch Nutzung oder der Recherche öffentlich zugänglicher Daten
  • der Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, die nicht unmittelbar dem Vertragsverhältnis zuzuordnen sind
  • der eingeschränkten Speicherung der Daten, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist
  • der Verhinderung und Aufklärung von Straftaten, soweit nicht ausschließlich zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben
  • der Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. durch Zutrittskontrollen), soweit über die allgemeinen Sorgfaltspflichten hinausgehend
  • interner und externer Untersuchungen sowie Sicherheitsüberprüfungen
  • des Erhalts und der Aufrechterhaltung von Zertifizierungen privatrechtlicher oder behördlicher Natur
  • der Sicherstellung und Wahrnehmung des Hausrechts durch entsprechende Maßnahmen sowie zur Sicherung von Beweismitteln bei Straftaten und deren Verhinderung

2.3 Zwecke im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse für Marketingzwecke) kann auch aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgen. In der Regel können Sie diese jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Über die Zwecke und über die Konsequenzen eines Widerrufs oder der Nichterteilung einer Einwilligung werden Sie gesondert im entsprechenden Text der Einwilligung informiert.

Grundsätzlich gilt, dass der Widerruf einer Einwilligung erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmäßig.

2.4 Zwecke zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)

Wie alle Rechtssubjekte unterliegen auch wir einer Vielzahl von rechtlichen Verpflichtungen. Primär sind dies gesetzliche Anforderungen (z. B. Handels- und Steuergesetze), aber auch ggf. aufsichtsrechtliche oder andere behördliche Vorgaben. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören ggf. die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Archivierung von Daten zu Zwecken des Datenschutzes und der Datensicherheit sowie der Prüfung durch Steuer- und andere Behörden. Darüber hinaus kann die Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.

3. Die von uns verarbeiteten Datenkategorien, soweit wir Daten nicht unmittelbar von Ihnen erhalten, und deren Herkunft

Soweit dies für die Erbringung unserer Geschäftstätigkeit erforderlich ist, verarbeiten wir von anderen Unternehmen oder sonstigen Dritten zulässigerweise erhaltene personenbezogene Daten. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen, Presse, Internet und andere Medien) zulässigerweise entnommen, erhalten oder erworben haben und verarbeiten dürfen.

Relevante personenbezogene Datenkategorien können insbesondere sein:

  • Personendaten (Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Beruf/Branche und vergleichbare Daten)
  • Kontaktdaten (Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und vergleichbare Daten)
  • Zahlungs-/Deckungsbestätigung bei Bank- und Kreditkarten
  • Mitgliederhistorie

Mitgliederhistorie

Innerhalb des Kuratorium KölnMusik e.V. erhalten diejenigen internen Stellen bzw. Organisationseinheiten Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder im Rahmen der Bearbeitung und Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen. Eine Weitergabe Ihrer Daten an externe Stellen erfolgt ausschließlich

  • im Zusammenhang mit der Vertragsabwicklung
  • zu Zwecken der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, nach denen wir zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet sind oder die Datenweitergabe im öffentlichen Interesse liegt (vgl. Ziffer 2.4)
  • soweit externe Dienstleistungsunternehmen Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter oder Funktionsübernehmer verarbeiten (insbesondere die KölnMusik Betriebs- und Service GmbH, die als Hilfsperson des Vereins im Rahmen seiner satzungsmäßigen gemein